samedi 31 octobre 2015

Réduire le nombre de mails

Comme pour réduire le nombre de réunions, voilà un objectif souvent évoqué mais manifestement jamais atteint compte tenu de la récurrence de son évocation : ah, si on pouvait enfin ne plus être phagocyté par tous ces mails !!!

Des mails on en envoie, on en reçoit, on y répond, ça a presque définitivement remplacé le courrier dont l'enveloppe traditionnelle tient le rôle d'icône pour les applications "mail".

S'il avait fallu mettre un timbre sur chaque mail envoyé il est certain que la question du nombre de mails n'occuperait pas la même place. 

Dans la boîte aux lettres il y a toujours eu des pubs facilement reconnaissables faute d'enveloppe avec le nom du destinataire par exemple.

Distribution de courrier ou de publicités, les différents canaux de distribution, quelquefois confondus (le facteur pouvant s'en charger dans certains cas il me semble), passent par la boîte aux lettres et mis à part par utilisation de la fonction suivi ou transfert, aboutissent tous au même endroit, cette boîte bien souvent située en bas de l'escalier !

Avec les mails, les gens ne savent plus où se situe cette fameuse boîte, d'autant plus que la majorité ignorent la différence de fonctionnement des différents protocoles (par exemple pop ou imap) qui font que le courrier lu sur son terminal a été ou non supprimé du serveur de messagerie. Là n'est pas le propos de cet article (à l'occasion je pourrai commettre un billet), je détaillerai seulement le message dont il faudrait limiter le nombre.

Premier constat, ce que souhaitaient les postes de tout temps, le message est formaté et avant de l'ouvrir l'ensemble des paramètres objet, destinataires, émetteur etc... se retrouvent tous aux mêmes emplacements : pas moyen à première vue de dissocier un mail d'un spam ou encore de phishing.

En fonction de mots clés dans l'objet ou de la provenance, les utilitaires arrivent à faire un premier tri mais pour faire l'analogie avec le courrier traditionnel, c'est un peu comme si toutes les lettres qui arrivaient dans votre boîte avaient toutes le mêle aspect.

Bref, pas simple à gérer tout ça donc normal que ça pose un problème quand "il y en a de trop".

Donc oui, comme pour les réunions, envoyer des mails utiles aux bons destinataires en évitant de mettre en copie toute la planète juste pour donner l'impression qu'on travaille, serait déjà un bon objectif.

Plutôt que de réduire le nombre de mail, supprimer les inutiles, arrêter d'en envoyer à des personnes non concernées, ne pas répondre à tous systématiquement (d'autant plus pour dire à un de ne pas répondre à tous en répondant à tous !) voilà des objectifs plus pertinents.

Enfin éviter de faire des mails fourre tout : un même mail posant deux questions nécessitant des temps de réponse différents et passant une information est de fait ingérable et il faudrait dans ce cas faire 3 mails, ce qui est contraire à l'objectif initial d'en reduire le nombre.

Un mail efficace c'est un mail justifié envoyé aux bon destinataires au bon moment.

Justifié ? Un coup de fil n'aurait-il pas été préférable ? Voire un sms...

Il faut bien avoir en tête le pourquoi de chaque moyen de communication pour pouvoir les utiliser à bon escient... Réduire le nombre de communications ? Je ne pense pas que c'était l'objectif d'une réduction du nombre de mails.

Dans tous les cas, le principal conseil, avant d'appuyer sur le bouton envoyer, bien réfléchir aux conséquences, une fois parti le courrier pourra avoir fait le tour du monde et informé la planète de son contenu. Tout comme ce billet une fois publié.

Vous pouvez approfondir la question, de mon côté c'était juste un exercice de style au sujet des plans d'actions.

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