jeudi 8 septembre 2016

A propos des mails

A la rubrique plan d’actions, au sujet des mails, je vous proposais déjà une vision critique de l’objectif réduire le nombre de mails souvent fixé. 
Ceci rappelé, les mails font partie de notre quotidien et bien utilisés, ils peuvent être des outils de communication efficace.

Il convient toutefois de se poser les bonnes questions au moment de leur rédaction, surtout en prévision d’une Gestion Documentaire maîtrisée :
Quel est le document géré ?
Quel est le contenu du « message » ?

Nous pouvons identifier facilement 3 cas possibles :
  1. mail de diffusion d’une pièce jointe,
  2. mail sans pièce jointe,
  3. mail avec pièce jointe.

1) mail de diffusion d’une pièce jointe

Ce premier cas utilise le message comme une enveloppe. Dans ce cas les destinataires sont ceux de la pièce jointe, le seul texte possible est :
« veuillez trouver ci-joint la note n°… »
qui de fait devrait être le seul document géré (à moins de vouloir garder copie d’une pseudo preuve d’une diffusion, le cas échéant préférer une demande d’accuser de réception).

Du point de vue traçabilité des documents diffusés (pour un éventuel correctif le cas échéant), il convient de ne pas faire suivre (faire demander à l’émetteur) ni d’expédier à d’autres personnes que ceux identifiés. 
Sinon, le document de diffusion devient l’enregistrement avec ses pièces jointes (cas 3).

2) mail sans pièce jointe

Le document géré est le mail lui-même.

Une bonne pratique, c’est d'exporter au format pdf pour le transformer en un document facilement gérable. 
Le document final sera tout à fait similaire à un autre, c’est juste l’application l’ayant généré qui sera spécifique.

Ne pas oublier que le mail reçu n’est pas forcément à l’image de celui envoyé (des extensions peuvent avoir été ajoutées au corps du texte quand le mail sort d'une entreprise, en particulier les « disclaimers »).

3) mail avec pièce jointe

Dans ce cas, il est indispensable de bien identifier où est le corps du document.

Trop de mails transforment le lecteur en assembleur de documents : il y a un corps dans le mail, il y en a un autre dans les pièces jointes. Pas forcément les mêmes destinataires, un document rapidement ingérable.

Une bonne pratique : si le mail sert de support à l’écrit, limiter les annexes à celles qui auraient été nécessaires à un document autoporteur ⇒ type 2 avec des annexes, donc l’enregistrement c’est le mail. 

Conclusion :

Un e-mail est un écrit spécifique utilisé de façon généralisée.

Comme tous les écrits, la qualité et le mode de gestion d'un mail (facile ou difficile) dépendra essentiellement de sa rédaction. 

Il faut toutefois être vigilant quant à son utilisation. Il peut en effet avoir fait le tour de la planète avant même que le premier destinataire ait fini de le lire. Contrairement au courrier papier, là il n’est plus possible d’aller le rechercher dans la boîte de départ. La diffusion est instantanée !

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