Pour réussir sa présentation, déjà avoir un plan !

Pour réussir une présentation avec Microsoft PowerPoint, la première des conditions à respecter c’est déjà de prendre le temps nécessaire afin de bien préparer le sujet.

Il n’est pas forcément nécessaire d’y consacrer des heures, voire des semaines : même pour une présentation de 10 minutes pour "ce soir", avant de rentrer dans la salle pour effectuer votre exposé, quelques minutes pour vérifier que vous savez pourquoi vous allez monopoliser l’auditoire et quelle est la nature du message que vous allez passer pourra éviter bien des déboires.

Supprimer les diapositives inutiles (ou simplement les masquer) avant le début de la séance, c’est mieux que de passer en séance dessus rapidement avec un commentaire du genre :

• bon, pas besoin de vous commenter ces diapositives… elles ne sont pas utiles à ma démonstration… pas besoin de vous faire perdre du temps avec (c'est d'ailleurs ce que je suis en train de faire !).

Ce que l’auditoire ne pourra pas faire autrement que d’interpréter en :

• - il veut nous cacher les informations importantes…

ou pire (voire plus réaliste) :

• - il n’a pas pris la peine de prendre le temps de "nous" préparer "notre" présentation… quel manque de respect envers "nous", son auditoire !

Dans tous les cas, c'est la meilleure façon de perdre l'attention de votre auditoire !

Et le temps est précieux, il faut consacrer tout le temps dont vous disposez à faire passer le message désiré, pas à bricoler sa présentation devant par exemple 30 personnes. 

Dans les autres billets de cette catégorie, vous avez pu (ou allez pouvoir) découvrir les notions relatives à l'utilisation de l'outils PowerPoint.

Parler du plan de la présentation, de la méthode pour l'établir, c'est vous donner l'outil indispensable : mieux vaut présenter des diapositives ternes avec un plan que des diapositives chatoyantes et pleines d'animations sans plan construit.

Après l'émerveillement du son et lumière potentiel (faciles à obtenir avec les outils actuellement mis à disposition), quand les volutes seront dissipées, quand le public ne saura plus quel était le message, là vous vous rendrez compte du gaspillage qui sera difficile à réparer.

Discours construit, rigoureux et correctement illustré, telle est la clé de voute d'une présentation réussie.

Tout ce qui se conçoit bien s'énonce clairement et… les images pour l'illustrer arrivent aisément ! (Merci Boileau d'être à l'origine de la devise de GL).

Pour votre plan, quelle est la méthode préconisée ? La méthode SPRI évidemment !

Je vous transcrit ici un excellent résumé de cette méthode établi par Jean-Paul HERMANN (*)

La Méthode SPRI  ou : la communication sans peine.

La méthode SPRI, introduite par Louis Timbal-Duclaux (éditions RETZ) est un moyen de bâtir le plan des exposés. Elle consiste à présenter :
- une Situation,
- un Problème,
- une Résolution,
- des Informations.
Cette méthode est générale et concerne les exposés écrits et oraux. On la complète par quelques indications sur la manière de préparer les audio-visuels des exposés oraux :
- des documents préparés, synthétiques et lisibles,
- un nombre de projections limité à 25/heure,
- des films montés et ne dupliquant pas le discours.

I - Le besoin de communiquer :

Dans notre vie professionnelle, nous avons tous besoin d'échanger des informations avec nos voisins. En général, nous cherchons par là à les convaincre du bien-fondé de nos arguments et de la nécessité pour eux de se conformer à notre argumentation.
Les échanges peuvent être de nature technique, politique, personnelle ; ils sont rarement désintéressés.
Les échanges peuvent avoir lieu par écrit ou oralement, ils peuvent être formels ou non ; mais dans tous les cas, ils cherchent à capter l'attention de l'autre en vue de mieux le convaincre.

La situation revêt des aspects multiples, mais elle est la clé de la vie et du travail en société.

II - La difficulté de bien exposer :

Point n'est besoin d'avoir une longue expérience professionnelle pour savoir que, trop souvent, les exposés, conférences... que nous entendons, les rapports que nous lisons ne sont pas d'une clarté exemplaire.

A l'inverse, il nous est à tous arrivé de peiner sur la rédaction d'une note pour ne recueillir que des critiques car il n'est pas simple de bien rédiger et de bien exposer un problème. Les écueils les plus fréquents sont les suivants :
a) On ne voit pas où l'auteur veut en venir, ou bien :
b) On n'a rien retenu quand il arrive à la fin, ou bien :
c) On a l'impression qu'il se moque de nous.

La difficulté tient en une question de fond : comment bâtir un exposé de façon à être clair ? et en une question de forme : comment présenter un exposé de manière attrayante ?

III - Une approche sérieuse de solution : la méthode S P R I

La méthode SPRI (Situation - Problème - Résolution - Informations) complétée comme on verra, a pour finalité de fournir d'emblée un plan pour tout exposé. Elle présente l'avantage d'être générale, mnémonique et instantanée et d'amener tout naturellement à se poser les bonnes questions :
- qui sont mes lecteurs ou mes interlocuteurs ?
- quel message suis-je censé leur transmettre ?

Elle permet aussi de classer facilement les éléments d'un exposé et donc de préparer les documents audio-visuels (illustrations, diapositives, transparents, films... ).

Enfin, la connaissance de quelques règles simples permet de faire des présentations agréables dont les récepteurs garderont un souvenir et dont l'auteur tirera peut-être un profit.

IV - Faire le plan de l'exposé :

Lire le détail des étapes dans le billet suivant La Méthode SPRI

V – Construire le support au format PowerPoint :

Vous avez votre message et le plan de votre présentation, il n'y a plus qu'à préparer votre PowerPoint.

Des diapositives pour illustrer votre message ? La lecture de Microsoft PowerPoint va vous donner les quelques clés pour réussir. Vous trouverez par ailleurs sur ce blog assez d'exemples pour trouver les illustrations.

Nota : avec la présentation il va y avoir des supports : la lecture du billet Quel support pour quel type de présentation ? sera bénéfique à tout responsable de déploiement.

(*) édit du 22 mai 2009 : texte initial  complété de mon introduction, remis en forme et découpé en 3 articles afin de rendre l'ensemble plus lisible dans la structure du blog.