Quel support pour quel type de présentation ?

Nous avons déjà évoqué le sujet, dans une présentation il y a le support projeté, celui pour l’intervenant et celui pour les participants (cf. l'article sur PowerPoint).

Ici, je m’attarde surtout sur les questions relatives à l’animation du support projeté, réalisé avec notamment PowerPoint.

Là je vais creuser et commenter un peu le sujet d’une présentation et montrer qu’en fonction du sujet savoir de quoi on veut parler n’est peut-être pas si évident que ça, mais avec un peu d’organisation nous allons pouvoir identifier ensemble les différents documents.

Contexte de la présentation à faire

Imaginons que nous parlions du déploiement d’une nouvelle manière de faire quelque chose, peu importe le sujet.

Essayons de lister les différentes étapes du déploiement :

D’abord, même si ce n’est qu’une version brouillon, il y a la description de la méthode, de la procédure correspondante.

S’il y a une nouvelle façon de faire… la manière de le faire doit être formalisée.

De façon similaire, on sait pourquoi on a changé de méthode, le cas échéant (simplifier, gagner du temps, supprimer des incidents, sécuriser la manipulation).

Après, en fonction de la structure où on compte déployer la méthode, il va falloir imaginer la ou les différentes manières de déployer l’information / formation et les circuits de diffusion.

Les instances décisionnelles sont connues ou à identifier : après il n’y a plus qu’à monter le projet de déploiement.

1) Présentation en instance de décision 

Dans une instance de décision, présenter la méthode et le ou les plans de déploiement pour faire choisir / acter la méthode et le plan de déploiement, affecter les ressources associées, prioriser les actions, transmettre les consignes.

La notion de parrain dans les instances dirigeantes pour accompagner le projet peut le cas échéant donner plus de poids au projet et aider son pilote.

2) Cascading de transmission : les relais

S’il y a des formateurs relais, organiser des sessions de formation à leur attention pour valider / affiner le message, voire corriger / adapter le contenu de la méthode, valider le support intervenant et valider le support stagiaire.

Bien souvent, après la présentation en instance décisionnelle, c’est la première fois où la méthode / le message va être confronté à une population plus large.

3) Communication 

Ce peut sembler évident mais c'est mieux de le préciser : l'organisation de la communication autour du sujet et des sessions de formation / information est aussi primordiale, c'est d'ailleurs pour cette raison que celle-ci aura été validée dans l'instance de décision.

Il faut que l'ensemble des protagonistes sache ce qu'il est en train de se déployer, que les managers aient intégré (donc planifié) les formations à faire et que tout un chacun sache pourquoi il va être formé ou non, donc ce que ça va impacter dans son activité au quotidien.

Arrivé à ce dernier niveau, donc une fois dans les starting-blocks, la méthode est obligatoirement figée. Il ne faut plus remettre en question le message de base, sinon, il faudrait repasser à la première étape.

Bref, accompagner le changement ça s’organise, mais il faut quand même l’avoir identifié et formalisé ce changement !

4) Conclusion : liste des supports potentiels

En conclusion, avant de revenir éventuellement sur chaque document lors de prochains billets, essayons de dresser une première liste de documents.

1. la méthode, le message de base (par exemple la procédure)
2. la présentation projetée en instance de décision 
3. les documents à l’attention des participants de l’instance de décisiondont le plan de communication et le plan de formation
4. la présentation de la méthode
5. le support pour les intervenants
6. le support pour les participants

Certains documents peuvent / doivent avoir des parties communes, c’est certain.
En particulier, les illustrations au sujet de la méthode devront être les mêmes, espèce de charte graphique du sujet.

Mais, comme je l’ai souvent vu faire, il n'est pas judicieux d'avoir une présentation passe partout  : ce serait gâcher le travail et tomber dans le syndrome du couteau suisse, sujet déjà évoqué.