Du stage au rapport jusqu'à la présentation

Dans le billet quel support pour quel type de présentation je vous détaillais la liste des documents possibles sur un exemple. 

Dans ce blog il y a un certain nombre de billets décrivant les sujets autour des présentations PowerPoint, dont un qui me tient à coeur, les plaquettes ou triptyques 

A titre d'exercice je vous propose d'analyser la genèse des documents autour d'un rapport de stage 

Contexte du billet "Du stage au rapport jusqu'à la présentation"

Dans le billet les rapports de stage je vous expliquais le pourquoi d'au moins deux rapports pour un seul stage : l'établissement d'où est issu le stagiaire et l'entreprise où il a effectué son stage sont deux entités différentes avec des attentes différentes. 

Avec les arguments développés dans les billets cités ci-dessus, nous pouvons identifier les principaux documents collectés ou générés lors du stage.

• La documentation nécessaire au stage
• Les documents produits au fil du stage, enregistrements, analyses, calculs, graphiques, tableaux etc...
• La synthèse 
• La présentation
• La plaquette éventuellement remise en fin de présentation : à l'heure des flyers, faire l'effort d'en faire une permet d'avoir identifié le plus important du travail, ce qu'on aimerait bien que les auditeurs retiennent à la sortie de la présentation.
  Avec la généralisation des QrCodes en profiter pour en mettre un permettant de pointer vers plus d'informations (profil du stagiaire, autres réalisations... la promotion de l'individu tout autant que celle du travail effectué, un peu de marketing ne fait jamais de mal, surtout quand c'est caché dans une simple image).

La présentation 

Quand je commence à travailler sérieusement sur le résultat final commenté en séance de présentation, je vous propose de faire ce que qualifierais de rétro volumétrie.

Comme rappelé dans le billet PowerPoint, il y a une vitesse maximum à ne pas dépasser, 25 diapos à l'heure, en comptant large 3 minutes pour chaque donc hors page de présentation et dernière pour marquer la fin, une présentation prévue entre 20 et 30 minutes ne devrait pas contenir plus de 10 diapositives ayant du "contenu".

Je rappelle que 10 diapositives ne veut pas dire 10 clics, on a le droit d'animer utilement chaque slide pour aider l'auditoire à suivre l'avancement de l'argumentation.

Je ne parle pas d'effets visuels qui distraient l'auditoire, une simple apparition des éléments du slide est amplement suffisant.

Ce qui prend le plus de temps à animer ce sont les graphiques, je milite pour la décomposition de l'image pour faire apparaître au fur et à mesure chaque élément pour que chacun comprenne bien comment c'est construit donc comment l'interpréter .

Donc en écartant les slides de début et fin, nous avons une volumétrie d'environ 10 à partager.

1 pour la présentation de l'entreprise, 1 pour celle de la structure où s'est déroulé le stage, on a donc au grand maximum 20% de la présentation pour cette introduction contextuelle. Donc dans le rapport de façon similaire il ne faudra pas dépasser 10 à 20 % avec les informations faciles à produire. 

Je vous laisse prolonger la relation entre la présentation et le rapport pour déterminer une volumétrie logique (rapport de 30 pages par exemple dimensionné en relation avec les 10 slides, on conserve les proportions !).

Pour la conclusion, 1 slide de synthèse c'est déjà bien, il nous reste donc 7 slides pour introduire et développer le sujet du stage, les travaux effectués et les résultats obtenus.

L'objectif n'est pas de balancer plein d'équations qui, si elles sont nécessaires, seront envoyées en annexe du rapport et pas commentées en séance de présentation, à moins de mise en exergue d'une démonstration remarquable et là il conviendrait d'animer sur le slide la démonstration en question.

Par contre introduire les sujet en présentant la problématique étudiée et le domaine d'expertise / les référentiels théoriques supposés connus pourra faire l'objet d'un slide spécifique.

De proche en proche vous devez vous imaginer comment on peut découper le sujet en slides et en tirer les documents / graphiques / tableaux à peaufiner. 

L'idée sera de disposer d'une charte graphique cohérente entre le rapport, la présentation et le triptyque..

Et cette charte sera transversale entre les 2 rapports nécessaires évoqués.

Ce n'est pas le double de boulot, juste une sélection différente des objets et une mise en page adaptée.

Comme certains aiment à dire, mettre en exergue la substantifique moelle au travers de ce qui l'illustrera le mieux (un dessin vaut mieux qu'un long discours) permettra de convaincre plus facilement l'auditoire.

Cumuler des pages issues de la documentation d'entreprise n'apporte jamais grand chose si ce n'est du bruit documentaire. 

Enfin, et nous aurions dû commencer par ça, il conviendra de respecter la méthode SPRI. 

Plaquette / Triptyque 

Ils vont de pair avec la présentation, pas besoin d'en ajouter à ce sujet, juste insister sur le fait que commencer par là permet de structurer tout le reste.

Rapport 

Nous avons déjà longuement évoquer le / les documents et leurs justifications. Après le § relatif à la présentation vous devriez avoir les éléments pour vous aider dans la construction de ces documents.

Nota : l'histoire de l'entreprise ne doit pas vraiment intéresser l'entreprise, par contre la structure de l'entité ayant accueilli le stagiaire n'est pas forcément connu des autres auditeurs. C'est à voir en fonction du message à passer.

Le stage 

On pourra être surpris par cette affirmation, mais en début de stage le stagiaire a forcément rencontré son tuteur avec qui il aura dû faire le tour de la question.

Une fois le stage terminé, que reste-t-il ? Les livrables du stage bien entendu !

Si en commençant son activité on ne sait pas quelle va être la production je pense qu'il convient de recentrer la question.

On pourra par exemple avoir réalisé un proto, donc livraison d'un organe... mais donc la documentation associées sera la plus importante.

Petit exercice à faire avec son tuteur, imaginer la présentation à l'entreprise, l'auditoire et ses attendus et vous conviendrez que la suite du stage et des documents sera déjà pas mal cadrée.

En conclusion

Il ne faut pas partir dans toutes les directions et se disperser.

Consacrer du temps dès le début à la présentation et au rapport et au fil du stage, en fin de journée par exemple, en faire avancer les brouillons permettra de consacrer son temps sur des détails que si ils rentreront dans la documentation finale, sinon, en attendant, un petit croquis à main levée sur le bord d'une table sera suffisant.

Utiliser son temps à bon escient, en voilà une bonne règle de vie. 

Et si ça coince quelque part, remonter les difficultés assez tôt, donc dès qu'elles sont identifiées, permettra de recentrer le sujet avec de nouvelles données si nécessaire.

A votre disposition pour éventuellement approfondir des sujets.

Billet Mis à jour par Louis CHATEL le 29/10/2022

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