Mails : pour une bonne gestion des destinataires
Rien de plus rapide que d'envoyer un mail, voire de le faire suivre (ou le transférer), enfin de répondre à tous pendant qu'on y est.
Ceci dit, dans les mails il y a des adresses e-mail dont la divulgation de certaines peut nuire à leur propriétaire.
Petit aperçu et quelques conseils pour une meilleure pratique.
Les différents champs "destinataires"
Bien faire la part des différents champs : à, cc et cci évitera bien des déconvenues.
L'illustration ci-dessous essaye de dresser un panorama des parcours de notre mail.
Dans notre mail initial, donc la messagerie de l'expéditeur (ou #BAL pour Boîte Aux Lettres,), nous avons les mails des destinataires, celles des personnes en copie enfin celles des personnes en copie cachée.
Dans le mail reçu, donc dans la #BAL des destinataires, il n'y a plus que les adresses mail des 2 premières catégories.
Les Cci n'apparaissent pas dans le contenu des messages.
Vous pourriez objecter que c'est masquer des informations, mais quand vous en parlez de vive voix, là non plus vous n'en faites pas mention dans votre mail.
Le problème avec la diffusion non maîtrisée des mails
Le sujet du jour c'est la protection des adresses, surtout face aux attaques virales qui, une fois que leur virus a infecté une #BAL, peuvent se propager ou essayer de le faire sur les nouvelles adresses trouvées.
Au bout de quelque temps on peut se rendre compte que notre chaîne décrite peut s'être étendue à une centaine de destinataires qui tous vont avoir dans leur #BAL toutes ces adresses transmises.
Bon nombre de personnes ne se rendent pas compte qu'au bout de peu de temps, toutes les adresses mail ainsi partagées vont forcément arriver dans une messagerie corrompue qui sera contente d'en trouver où aller essayer de se reproduire.
En résumé un cercle d'amis partage les mails, donc se les transmettre n'aura aucune incidence sur la propagation des virus. Dans ce cas la gestion des destinataires et des copie permet de savoir à qui on demande quelque chose et qui est informé.
De la diffusion à grande échelle des mails : les précautions.
Par contre dès qu'on sort de ce cercle "d'intimes", on rentre dans le monde de la "diffusion large".
On peut y rentrer de 2 façons :
1) en écrivant un mail à une liste de diffusion, par exemple l'ensemble des amis de...
Là le fait de s'adresser le mail et mettre la liste des destinataires en Cci permet de masquer ces adresses.
2) en faisant suivre un mail, même processus mais là il convient de supprimer dans le mail transmis toutes les adresses mail visibles.
Ainsi on protège les adresses mail de toute attaque indésirable.
Gain associé, la maladie de répondre à tous (par exemple pour dire de ne pas répondre à tous...) est ainsi limitée à la source.
Enfin, dans certaines conditions vous pouvez avoir besoin de répondre à tous à un mail mal rédigé. En transférant la liste de mails dans le Cci et en effaçant les autres, vous stoppez le désordre et contribuez à la réduction du nombre de mails, même si ce dernier objectif mériterait des précisions (cf Réduire le nombre de mails).
En conclusion, vous avez maintenant des recettes pour répondre à tous ou transmettre un mail, ça méritait bien un billet !
Louis CHATEL le 4/10/2021
PS : ces autres billets pourraient compléter utilement la lecture de celui-ci.
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