Vous avez dit mail ?
Quand on parle de mail, le commun des mortels repense à cette pléthore de trucs identifiés non lus dans sa #BAL (Boîte Aux Lettres, acronyme dédié au monde virtuel, ou plutôt dématérialisé), monde où se passent maintenant la majorité des échanges entre individus.
Qui dit mail fait penser souvent à l'objectif récurent "Réduire le nombre de mails", sujet déjà évoqué dans ces billets : on ne réduit pas le nombre de mails, on supprime les inutiles !
Mais compte tenu du nombre de billets sur le sujet, il est temps de prendre du recul et d'en faire la synthèse.
Contexte du billet "Vous avez dit mail ?"
Comme rappelé plus haut, il y a beaucoup de billets sur ce blog traitant du sujet car à bien y réfléchir, beaucoup de sujets connexes à cette question.
Dans un mail, il y a des destinataires, un objet, un contenu dans le corps du mail et des pièces jointes.
Dans le billet initial Pour des mails cohérents je développais autour du contenu du mail, la cohérence porte aussi sur les pièces jointes, sur les destinataires et sur l'objet.
Derrière la Qualité Des Ecrits il y a déjà le besoin de bien identifier le produit généré (information, demande etc), le ou les destinataires du produit et le moyen de communication.
Ce n'est pas forcément un mail (un simple message téléphoné voire se déplacer pour renouer le contact est peut-être préférable) mais nous nous plaçons dans cette hypothèse (donc que les autres possibilités auront été écartées à bon escient).
Par quoi commencer ?
Contrairement à ce que certains pourraient penser, sans savoir à qui on écrit on ne peut pas définir le contenu de l'écrit : les 2 vont de pair.
Par contre une fois l'écrit fini, on peut être amené à ajouter des destinataires ou à mettre en copie d'autres personnes.
Il faudra toutefois éviter de modifier le contenu en ajoutant des questions à l'attention des nouvelles personnes !
En tout cas il ne faut pas commencer par documenter les champs ad hoc, il faut les remplir en dernier pour éviter qu'un clic malheureux sur le bouton envoyer fasse partir un mail non fini, sans ses pièces jointes ou aux mauvais destinataires.
Les destinataires
Je préconise si le brouillon du mail est fait directement dans l'application de mettre un paragraphe destinataires avec les personnes identifiés par leurs noms et non leurs emails.
Ainsi à la fin de la rédaction il n'y aura plus qu'à compléter les champs à, ci et cc. mais si vous mettez tout le monde en cc (copie cachée) pour préserver les adresses et éviter la propagation des virus.
De plus les destinataires sauront à qui le mail aura été adressé.
Dans le billet Mails : pour une bonne gestion des destinataires vous trouverez des remarques, il est évident que gérer efficacement les destinataires contribue aussi à l'objectif Réduire le nombre de mails.
Le contenu du message
- mail de diffusion d’une pièce jointe,
- mail sans pièce jointe,
- mail avec pièce jointe.
Par contre il faudra se rappeler que ce doit être cohérent avec les destinataires, la date d'envoi.
La lecture du billet Pour des mails cohérents aidera à regarder sa production avec un esprit critique.
En conclusion de "vous avez dit mail ?"
La gestion de la relation client ou CRM peut se faire par mail, ou par courrier, mais il ne faut pas confondre les 2 et envoyer un coupon par mail (cf. faire de la CRM par mail).
Cette dernière incohérence possible (et vécue) nous enseigne que le travail préalable pour une bonne rédaction de mail n'est pas toujours effectué.
Il appartient à tout un chacun de commencer par faire le ménage chez soi avant de critiquer les autres et déployer le YAQUA...
Billet rédigé par Louis CHATEL le 15/06/2022
Pour compléter la lecture de ce billet
Si vous n'avez pas cliqué sur les liens en cours de lecture :
- avec ou sans pièce jointe ? vous pouvez aussi consulter le billet A propos des mails
- Mail ou destinataire indispensable ? Réduire le nombre de mails
- cohérence de vos envois ? là ce sera le billet Pour des mails cohérents
Enfin, vous pouvez consulter les autres billets sur le thème management :
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