Réduire de nombre de réunions

Voilà un objectif que j'aime bien commenter.

J'ai déjà commis un article sur la réunionite, mais là, suite à un échange avec un stagiaire qui avait son tuteur en réunion, j'aimerais formaliser les propos que je lui ai tenus dans un petit billet.

Une exaspération vis-à-vis des réunions

La rumeur précise que les réunions ne servent à rien donc pour arrêter de perdre son temps et que pour permettre aux gens de pouvoir travailler il conviendrait d'en diminuer leur nombre.

Car comme chacun sait on ne bosse pas en réunion, d'ailleurs ceux dont le boulot est justement de les animer seront d'accord avec vous.

Quelques exemples de réunions auxquelles 

• un prof va arrêter de faire des cours, ce sont ses élèves qui vont être contents,
• un chef de projet va arrêter ses réunions d'avancement ou de concertation, 
• etc...

La liste ci-dessus n'est pas exhaustive, mais je suppose que vous ne pensiez pas forcément à celles-ci.

Vous pensiez sûrement à toutes ces réunions où vous vous demandiez ce que vous y faisiez... et là se trouve une bonne question avant de formuler un quelconque plan d'actions, de quoi parlez vous ?

Le bon objectif des réunions

Plus sérieusement, quel est le bon objectif d'une réunion et quel indicateurs mettre en place plutôt que le nombre de réunions ?

Quelques exemple :

• avoir des réunions productives, 
• ne pas en faire d'inutiles en particulier, 
• convier les bons participants,
• etc.

Donc quel est le bon objectif à fixer ? Il y en a plusieurs possibles, je vous laisse les détailler.

Ne plus faire de réunions inutiles c'est mieux que diminuer le nombre de réunions !

Par exemple, si vous ne conservez que les inutiles vous aurez bien respecté diminuer le nombre alors que vous vous serez fourvoyé.

Par ailleurs de façon individuelle vous pouvez aussi :

• Ne plus participer à des réunions où on n'a pas de plus-value.
• Ne pas participer à des réunions où les bons interlocuteurs ne sont pas présents.

En conclusion 

Ces 2 objectifs complètent un destiné à l'organisateur : n'inviter que les personnes concernées 
Nous pouvons noter à ce dernier propos qu'une réunion de décision sans la participation de la personne responsable n'a pas plus de sens qu'organiser une réunion d'information à l'attention des personnes qui ont généré l'information...

Un avantage avec ces objectifs atteints : réunions plus productives, plus faciles à organiser car moins de participants donc créneaux plus faciles à trouver.

Vous pouvez compléter la liste, c'était juste un exercice de style au sujet des plans d'actions.

Bon, sinon, quand il fallait s'occuper en réunion, par exemple pour se changer les idées, voire pour occuper ses dix doigts, il m'arrivait comme beaucoup de personnes de griffonner sur le bord de la feuille. J'ai retrouvé un exemple, que je partage ici après avoir effacé les informations confidentielles bien entendu. Un clic sur l'image pour la voir en grand.

Mise à jour par Louis CHATEL le 7/10/2022

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