lundi 30 janvier 2017

De la disposition des salles de réunion

Dans Souffrez vous de réunionite j'avais déjà évoqué le sujet des réunions, insistant sur les informations préalables à communiquer auparavant. Réussir une réunion c'est aussi réunir les participants dans un lieu adapté à ce qu'il est prévu d'y faire.
Réunion d'information ou réunion de travail, ça ne se réalise pas dans la même salle, il n'y a pas que le nombre de participants qui doit déterminer le type de salle à utiliser.

Si vous êtes familiers avec mon blog vous devez savoir qu'une de mes passions est l'animation de présentations avec PowerPoint. Les concepts exposés portent en particulier sur la réalisation des slides mais aussi sur comment faire un plan. De fil en aiguille j'en suis arrivé à préciser des notions de qualité des écrits ainsi que de gestion documentaire, voire aborder les plans d'actions

Réussir une présentation

Mais dans toute cette prose je ne pense pas avoir abordé la question de la gestion des "participants à la réunion". 

Au lycée dans les années 70, peut-être suite aux événements de 68, la disposition des tables en U était de rigueur dans certaines conditions, afin de faciliter les échanges en particulier ! 
Mais en fin de cours il fallait tout remettre en place... 

Cette disposition en U je l'ai naturellement retrouvée dans les salles de réunion, je n'avais d'ailleurs pas fait la relation avec ce souvenir de jeunesse quand j'ai commencé à devoir participer de façon récurrente aux réunions hebdomadaires voire journalières. 

Ceci dit, les amphis ne permettent pas ce type de disposition mais c'est une autre finalité qui va nous permettre de préciser des notions entre la disposition des participants et l'objectif de la réunion. 

Réunion d'information, il faut faire passer un message vers l'auditoire, là la disposition doit permettre à chacun de bien voir et entendre, voire si possible à l'orateur d'avoir un retour visuel sur la compréhension de ses mots.
Un amphi se prête bien à ce type de réunion, nous noterons au passage que le cinéaste communique avec son public avec un écran dans ce qui ressemble furieusement à un amphi. 
L'idéal serait d'interdire ces objets connectés qui captent l'attention de l'auditeur et perturbent ses voisins mais nous pourrions aussi imaginer profiter de ces smartphones pour échanger avec le public à l'aide d'une application ad hoc (ce qui est déjà pratiqué dans les assemblées d'actionnaires avec des boîtiers ad hoc mais qui pourraient à terme être remplacés).
Un orateur, une présentation et un public... Quels documents ? Personnellement je préfère les donner plus tard dans ce cas Information afin d'éviter que l'auditoire ne suive pas de façon synchrone la présentation. 

Ce premier cas précisé qu'en est-il d'une participation nécessaire de l'auditoire ?

S'exprimer dans un amphi sur un sujet qu'on vient de découvrir n'est pas aisé alors qu'on est assis inconfortablement sur une chaise ne sachant pas où poser ses affaires ou notes... alors que l'orateur est bien installé à la tribune : il convient de faciliter la participation donc revenir à une organisation de la salle mais aussi du contexte de la réunion.
Les éléments du dossier, le matériel nécessaire à sa compréhension, ainsi que l'ordre du jour et la liste des questions soumises à délibération auront été transmis assez tôt pour permettre à l'auditoire de se faire une opinion et de préparer sa participation. 

Et plutôt que d'envoyer un dossier indigeste, faire une réunion d'information préalable selon les modalités précisées ci-dessus sera plus efficace. Mais ceci impose 2 réunions avec un délai de réflexion entre les 2 donc un peu d'organisation.

Enfin, une réunion de travail à 100 paraît utopique : un vote oui, mais précédé d'un travail en petits groupes. Certains penseront à juste titre que c'est plus facile de manipuler la décision dans ces conditions mais avec des gardes fou on doit pouvoir palier ce risque. 

Dans un monde idéal, former les participants à la participation aux réunions et à l'expression orale en public facilitera l'expression des personnes identifiées compétentes sur les décisions à prendre donc qui devraient participer à ladite réunion (par exemple les personnes qui auront à appliquer ou qui seront impactées par ces décisions). 

Si nous voulons éviter que les professionnels de la communication soient les seuls à décider sur tous les sujets, il ne faut pas juste faire un simulacre de participation mais lui donner les moyens d'être efficace.

En résumé sur ce sujet d'organisation de l'espace de travail, nous pouvons l'illustrer par quelques dispositions connues en théorie.

D'abord retour sur la salle de cinéma, là c'est de la communication pure, pas besoin de prendre des notes en théorie, donc un fauteuil confortable et une disposition permettant à tous de bien voir l'écran avec une sono ad hoc pour bien entendre.

Cette salle peut accueillir d'autre événements, genre spectacle de théâtre ou de danse par exemple, voire un discours, mais salle non propice à une réunion participative. Même si la capacité est conséquente il ne faut pas que ça devienne le motif du lieu de réunion. 

Les assemblées représentatives se réunissent pour leurs réunions plénières dans des amphis en demi cercle avec tablette, micro et tout le matériel nécessaire pour une participation efficace, en back office les cabines de traducteurs pour que tous comprennent quand on passe à l'international. 

De l'assemblée nationale à celle de l'ONU on trouvera toute une palette de capacités mais en regardant bien on retrouve les notions évoquées précédemment. 

En conclusion ne vous laissez pas enfermer dans un modèle école primaire en oubliant que même les écoliers ont leur pupitre avec leurs affaires... 

Les chaises en rangs d'oignons face à un orateur bien installé derrière sa table prédispose un rapport de force qui ne sera pas à l'avantage du public convié (toutes les assemblées de copropriété auxquelles j'ai participé étaient malheureusement de ce type).

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