Réunions et Communication

Il y a eu dans ce blog un certain nombre de billets publiés avec le libellé "Management" traitant du vaste sujet des réunions.

En visualisant la dernière vidéo de Jean-Michel "Cornu Se réunir... sans réunionite", partagée en fin de billet, j'ai constaté que dans mes différents billets j'avais omis certains aspects autour du sujet réunions, dont la temporalité des réunions (i.e. synchrone vs asynchrone, sujet évoqué dans le billet A propos de téléphonie gratuite). 

C'est donc l'occasion d'essayer de faire une petite synthèse sur le sujet.

Contexte du billet Réunions et Communication 

Comme précisé en introduction, en faisant le tour des billets traitant des réunions, par exemple 

• Réduire le nombre de réunions : ou comment choisir le bon objectif qui devrait être supprimer les réunions inutiles plutôt que de supprimer des réunions utiles sous prétexte de tenir un objectif... 
• Souffrez vous de réunionite ?  : quelques généralités utiles autour du thème "réunion"

je me rends compte ne pas en avoir fait une synthèse.

Et d'ailleurs si j'avais bien abordé la gestion du local prévu pour les réunions (en supposant du présentiel) 

• De la disposition des salles de réunion

j'avais de fait occulté les aspects à distance ou en présentiel et l'aspect synchrone vs asynchrone, vous noterez d'ailleurs que présentiel et asynchrone est incompatible mais on peut très bien imaginer des personnes travaillant en groupe de façon asynchrone et qualifier leur travail collaboratif de "réunion" pour généraliser les bonnes pratiques à ce type d'activité : il est en effet évident que si quelqu'un proposait de limiter le nombre de travaux collaboratifs on retomberait sur la même évidence, il faut mieux en effet supprimer les inutiles ! 

Et d'ailleurs de façon individuelle ne participer qu'aux groupes où on a une plus value ou où on a des ressources d'information utiles à la réalisation de notre activité permet de recentrer la participation aux bonnes personnes. 

Enfin, le développement des techniques de communication a permis un certain nombre de pratiques qui ne seraient pas venues en tête des organisateurs il y a quelques années.

Nota : trouver un titre pour ce billet ? Après réflexion il me semble que mettre en perspective Réunions et Communication peut constituer une bonne approche. 

Vous avez dit réunion ? de quoi parlez nous ?

Reprenons les items du billet Souffrez vous de réunionite ?  

« D’un groupe d’individus qui se retrouvent ensemble quelque part (*) pendant un certain temps pour faire quelque chose » me semble une bonne approche. L'image ci-dessus illustre une réunion de 4 personnes avec un intervenant debout... 

Nous allons essayer de reprendre chacun des items un a un.

Réunions et Communication

Se réunir pour travailler sur quelque chose ou faire quelque chose, par exemple former pour l'animateur de la réunion, ça va nécessiter beaucoup de communication : avant, pendant et après.

Avant la réunion : 

Il va bien falloir travailler les messages pour justifier l'objet, chercher les appuis, convaincre et motiver les futurs participants ainsi que leurs donneurs d'ordre afin qu'ils priorisent cette activité pour leurs collaborateurs.

Il faudra donc de fait avoir identifié et communiqué non seulement l'objet mais également les participants et leur avoir transmis les informations. 

Là, la bonne gestion d'un agenda et des mails (cf. Mails : pour une bonne gestion des destinataires et Réduire le nombre de mails par exemple) sera de rigueur.

Une remarque personnelle : transmettre une présentation avant de la faire retire toute utilité à la réunion de présentation,  je vous invite à lire les billets relatifs à Powerpoint, vous y trouverez les différentes justifications, en particulier  A propos de classe inversée : quels type de supports ? ou Quel support pour quel type de présentation ? 

Pendant la réunion :

Là il s'agit de retenir l'attention de l'auditoire, que ce soit en présentiel ou à distance, en synchrone ou asynchrone, donc vérifier que la communication est adaptée et les participants respectés.

En cas de présentation, les rappels évoqués dans Powerpoint, Microsoft PowerPoint ?  et/ou Réussissez vos présentations en salle avec Microsoft PowerPoint sont utiles à avoir en tête.

Je ne saurais qu'insister sur La méthode SPRI et sur Pour réussir sa présentation, déjà avoir un plan !   voire Avoir un plan et s'y tenir qui permettront à tout un chacun d'avoir des exemples concrêts.

Nota : le billet un QCM avec PowerPoint décrivait une solution simple sans technologie... avec les sondages possible en direct ce deviendrait désuet, mais méthode utile pour palier un déficit d'objects connectés.

Après la réunion :

Après la réunion ou à la fin d'un travail de collaboration, penser à partager la synthèse à l'attention non seulement des participants mais également des connexes (justifiant par là par exemple le temps consacré par leurs collaborateurs). Ce sera cette synthèse la base d'une bonne capitalisation voire pour un partage d'expériences. 

Les plaquettes ou triptyques sont d'excellents documents de synthèse permettant aux participants d'avoir un aide mémoire sur le sujet

Les participants à la réunion : le groupe d’individus

Une anecdote sur le sujet : certains souhaitant optimiser la gestion des réunions dans entreprise (car comme chacun est bien au fait "on y perd son temps et ça ne sert à rien") instaurent un certain nombre de règles, en particulier sur la durée, le nombre de participants etc...

Dans ce schéma, il y avait la nécessité de préparer la réunion avec le donneur d'ordre / le responsable ou l'expert etc dans un entretien dédié à cette préparation de réunion !

Bon, ce n'est qu'un entretien, pas une réunion puisqu'une réunion ne commencerait qu'à partir de 3 personnes !

Bon, esprit peut-être un peu contestataire, j'ai critiqué ce déploiement venu d'en haut avec tout un plan de formation, décliné en séances de formation (encore des réunions non identifiés).

Pourquoi à partir de 3 ? 

Pour ces fameux entretiens à 2, pas besoin d'appliquer les concepts pour réussir les réunions ? Pas besoin d'objectif ni de durée ni de quelque part ? 

Je préfère évoquer la progression et gérer le sujet comme un projet :

Chaque étape peut se matérialiser dans une réunion (informelle ou formelle, en présentiel ou à distance, en synchrone ou en asynchrone) avec les bons participants choisi en fonction du sujet à traiter.

Donc d'un entretien téléphonique à 2 à un MOOC avec plus de 100000 inscrits en passant par un amphi de 500 personnes, vous avez la diversité des situations possibles, le groupe est très variable.

Se réunir quelque part

On peut se réunir où on veut, mais penser aux participants et à ce qui va les motiver est indispensable (nota, la lecture du billet  De la disposition des salles de réunion peut aider dans le détail).

Une réunion synchrone peut être indispensable, mais imposer à quelqu'un à 500 km du lieu de la réunion de s'y rendre pour seulement 2 heures ne semble pas justifié, lui proposer une participation à distance serait motivant, il peut de son côté avoir prévu un déplacement et caler ce déplacement pour être présent.

En tout cas, une fois un processus engagé sur plusieurs réunions, figer la date et le lieu de la suivante avant la fin de la précédente me semble la meilleure pratique. 

Remarque sur les réunions asynchrones sur forums par exemple : il y a forcément un échéancier et une gestion des droits d'accès... ce n'est pas un réseau social où les participants viennent quand ils veulent... 

Un point formel à côté du tableau d'affichage tout le monde debout simplifie les phases de démarrage et de clôture de la réunion : pour un type de réunion de descente d'information c'est le meilleur lieu à mon avis. Mais ne comptez pas faire participer... le lieu n'est plus propice à cet exercice.

Enfin, les réunions institutionnalisées bénéficient d'un créneau réservé dans les agendas et les salles également disponibles : prévoir un créneau dans ces réunions simplifie la participation des personnes aux agendas chargés !

Se réunir pendant un certain temps

Si les réunions contribuent à la gestion d'un projet, l'ensemble des réunions devra s'inscrire dans le planning du projet et chaque réunion être compatible avec ses jalons. 

L'objectif traité ici n'est pas de répondre à la question mais on va continuer à se réunir ainsi pendant combien de temps ?

Les élèves d'un cursus savent que ça va durer l'année scolaire par exemple, à raison d'une séance de 1,5h 2 fois par semaine. 

La question pourrait être pourquoi 2*1,5 h plutôt 1*3h ?

Là, le certain temps va dépendre du sujet traité et à combien de personnes.

Remplir un amphi de 500 personnes pour une présentation de 10 minutes n'aurait pas de sens, faire un cours magistral pendant 3 heures risque de perdre un certain nombres d'auditeurs... 

Donc il va falloir faire un savant dosage entre les contraintes d'organisation.

• Faire venir des personnes du monde entier peut nécessiter un séminaire sur plusieurs jours mais découpé en plusieurs petites réunions  pour alterner (réunion d'information suivie d'une réunion de travail puis d'une de restitution), avec les pauses qui vont bien, ces dernières étant également indispensables aux échanges informels et à la constitution de réseaux.
• De façon opposée, faire un point hebdomadaire ou journalier avec les membres de son équipe (la périodicité étant fonction de la durée des tâches élémentaires, il ne sert en effet à rien de faire un point tous les 10 minutes sur une tâche qui dure 1 mois).

Pour le reste, éviter de grouper les réunions histoire d'économiser du temps, une réunion = un sujet et des participants spécifiques. Le compte rendu qui en sortira n'a pas à être mélangé avec d'autres sujets.

Faudra qu'à l'occasion j'ajoute une rubrique au billet Le syndrome du couteau suisse 

Object de la réunion : « faire quelque chose »

Ce dernier item de notre liste devrait en fait en être le premier. 

Si on ne sait pas ce qu'on va faire on va avoir du mal à identifier les participants, voire envisager le temps nécessaire à réaliser l'activité prévue.

L'entretien préparatoire à l'organisation d'une réunion est l'exemple même d'une chose à faire, y évoquer la réunion et non traiter la question qui devra y être traitée !

Au niveau présentation (donc plutôt pour des réunions d'information ou de formation) j'avais déjà évoqué le besoin d'Avoir un plan et s'y tenir, c'est évident qu'il faut également avoir un timing pour chaque réunion et d'y déroger qu'en connaissance de cause donc reporter les questions qui n'auraient pas pu être traitées du fait de cette digression. 

Dans Créativité selon Disney vous pouvez distinguer les différentes phases proposées par sa méthode : ceci est applicable partout il me semble, il suffit de bien identifier chaque phase et une fois la phase identifiée terminée, ne pas y revenir, c'est comme ça qu'on progresse. 

Corollairement, il est illusoire de passer au point suivant s'il dépend d'un point précédent qui n'aurait pas été acquis. Vouloir progresser c'est bien, mais en cas de blocage, terminer la réunion en travaillent le plan d'actions pour arriver au déblocage me parait plus urgent.

Par ailleurs, faire quelque chose pendant la réunion ne veut pas dire tout faire : si l'animateur anime, il anime et doit confier la prise de notes à un secrétaire de séance.

Enfin, par rapport à la participation, ne pas oublier les expérience de Asch et Milgram pour ne pas vous laisser abuser.

En conclusion

Il y aurait encore beaucoup de choses à dire, cette première synthèse doit poser plus de questions qu'elle n'apporte de solutions : chaque réunion est souvent unique de part la composition du groupe ou du thème traité. 

Ceci précisé, j'aurai sûrement l'occasion de la remettre à jour en fonction des retours.

Billet mis à jour par Louis CHATEL le 23/10/2022

D'autres billets sur le sujet ? Consulter l'index de la catégorie "Management" 

Une autre approche de l'animation, les explications de Jean-Michel Cornu, par exemple Se réunir... sans réunionite