lundi 21 décembre 2015

Auditer un plan d'actions

Dans l'article plan d'actions j'ai un peu abordé le sujet général sans toutefois détailler comment « auditer » ou « checker » un plan d'actions.

S'il vous arrive de devoir le faire, si vous avez besoin d'un fil directeur, vous trouverez ici quelques conseils.

Si je suis face à un plan d'actions, je dois avoir clairement formulés :

La liste des actions à réaliser
Pour chaque action 
  • Par qui est réalisée l'action
  • Pour quand est à finaliser l'action
Voire un enchaînement bien hiérarchisé entre les différentes actions.


Un premier niveau d'évaluation du plan dans son ensemble sera de vérifier que le problème à traiter est non seulement identifié mais aussi que les actions sont adaptées (si ce n'est pas évident il conviendra de se faire expliquer la relation entre les actions et leur contribution à la résolution).

Il sera peut-être nécessaire d'avoir un pilote au niveau du plan pour assurer la cohérence et faire les arbitrages (ou de faire remonter la question à la bonne personne).

Après, pour chaque action la tâche d'évaluation est plus simple :

Pour le Quoi, l'action  est elle claire, sans ambiguïté ?

Pour le Quand, le délai est il précis ? Semaine S, est-ce pour le début de la semaine ou pour avant le lundi matin de la semaine suivante ? 

En situation de crise, la gestion du temps est primordiale.

Responsable d'un secteur d'essais j'ai eu un jour la visite un lundi matin d'un client qui voulait que je prenne sa question en toute urgence. C'était d'ailleurs tellement urgent que les pièces à tester avaient été réalisées pendant le week-end par le fournisseur... Effectivement c'était manifestement très urgent, mais si le fournisseur avait travaillé hors temps ouvrable c'est qu'il avait été prévenu la semaine précédente, donc que j'aurais pu être informé et pouvoir de mon côté anticiper l'arrivée de cet essai urgent... 
Le plan d'actions n'avait pas été clairement formalisé, tous les protagonistes n'avaient pas été informés en temps en en heure !

Cette remarque sur les délais nous a permis un retour sur le plan, tout est bien entendu lié.

Pour pilote de l'action, donc pour le Qui, les fondamentaux :

Est il informé de ce qu'il a à faire ?

1) sait-il le faire ? A-t-il les compétences, a-t-il été formé ? 

2) peut-il le faire ? A-t-il le temps de le faire ? A-t-il les moyens à sa disposition, a-t-il délégation si nécessaire? l'activité a-t-elle bien été planifiées dans sa charge ? Un nom pilote de toutes les actions d'un secteur est souvent le reflet d'une mauvaise organisation ou alors le nom est celui du responsable de secteur et le cas échéant il conviendra de vérifier au niveau de ses collaborateurs que le plan d'actions à bien été décliné avec les vrais Qui.

3) veut-il le faire ? Question la plus compliquée à traiter, question de management, de motivation, la hiérarchie doit avoir cette problématique en tête.

Sur cet item de la motivation, l’anecdote des trois casseurs de pierre rencontrés au bord de la route répondant au passant au sujet de leur activité est explicite (histoire déjà introduite dans l'article profession stagiaire).

Le premier casse des pierres, le second nourrit sa famille et le dernier  construit des cathédrales : pour penser construire des cathédrales encore faut-il connaître la destination des pierres !

Pour une action d'ampleur, réunir tous les protagonistes lors d'une réunion de lancement, réunion souvent désignée « kick-off meeting », permettra de partager les ambitions, la cible et peut-être de procéder aux deniers ajustements.

Enfin, au niveau des arbitrages, je repense à l'exemple de l'orange que se disputaient 2 personnes : une seule orange, quel arbitrage ? Jugement de saint Louis, couper l'orange en deux ? 

La bonne question est d'aller plus loin et de savoir pourquoi faire veulent-elles l'orange ?

Si la première souhaite se la presser et la seconde récupérer le zeste pour sa recette, y a-t-il vraiment un soucis ?  Dans ce cas il suffira juste de préciser l'ordre d'utilisation et les modalités d'échange entre les deux protagonistes.

L'absence de concertation est un indice de mauvaise mise en place d'un plan d'actions. Lors de vos évaluations n'oubliez pas de vous attarder sur ce point, ce serait même le fondamental.

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